Homeofficetipps für Unternehmen

Veröffentlicht von Klaus Starch am

Gerade im Homeoffice brauchen Videokonferenzen feste Regeln

Unbestritten bedeuten die neuen Arbeitsbedingungen im Homeoffice eine neue zusätzliche Belastung für alle in der Arbeitswelt (siehe Blog vom 21.01.2022). Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Maßnahmen auf, die ein Unternehmen ergreifen kann, um die negativen Konsequenzen zu reduzieren.

Organisatorische Maßnahmen im Homeoffice

Verhaltensregeln für Videokonferenzen aufstellen:

  • Dauer max. 90 Minuten – besser fixe Pause für 10 Minuten nach 50 Minuten.
    Eine Videokonferenz hat eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne als eine Livebesprechung, da sie eine höhere Konzentration erfordert.
  • Jeder hat die Kamera eingeschaltet zu lassen.
    Zum einen bewirkt dies die tatsächliche Aufmerksamkeit auf die Videokonferenz, zum anderen kann zusätzlich zur Tonspur mit Handzeichen und Ähnlichen kommuniziert werden.
  • Entfernen aus der Konferenz nur nach vorheriger Information an die Teilnehmer.
    Ein plötzliches Verschwinden aus dem Bild kann als Missachtung der anderen Teilnehmer empfunden werden. Die Dauer der Abwesenheit sollte allen Teilnehmern bekannt sein, damit diese ihre Beiträge darauf abstimmen und den vollständigen Informationsfluss ermöglichen können.
  • Zeitpläne für Videokonferenzen vorgeben.
    Dadurch können die Teilnehmenden sich auch zu Hause so organisieren, dass die Störungen von außen minimiert werden, und das belastende Gefühl, ständiger Verfügbarkeit wird reduziert.

Hardware im Homeoffice

Einheitliche Hardwareausstattung ist wichtig

Bei nur gelegentlichen Homeofficetagen war das „bring-your-own-device“ Verfahren, in dem der Arbeitnehmer seine eigene Hardware mit Software, die vom Unternehmen gestellt wurde, ausreichend. Schließlich hatte es den Vorteil, dass der Mitarbeiter mit ihm vertrauter Hardware in seiner vertrauten Umgebung arbeiten konnte.

Mit zunehmender Frequenz der Homearbeitsplätze überwiegen aber die Nachteile. Die Kameraauflösung, Bildschirmgröße, Verarbeitungs- und Übertragungsgeschwindigkeit sollten gleich sein, um einen effizienten Arbeitsablauf zu ermöglichen und in der Kommunikation keine Zweiklassengesellschaft entstehen zu lassen.

Der zusätzlich Aufwand beim Roll Out neuer Software, selbst wenn es sich nur um ein neues Office Paket handelt, wird unüberschaubar – ebenso wie die Vielzahl der genutzten Hardware. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass durch die Arbeitsmaterialien keine Gesundheitsgefährdung ausgeht (zu kleiner Bildschirm etc.).

Eine wesentliche Qualitätsverbesserung in Videokonferenzen kann durch eine ausreichende Ausleuchtung des Teilnehmers erreicht werden. Hierfür ist bereits eine LED Ringlampe ausreichend, wie sie wie von vielen Youtubern benutzt wird.

Mitarbeiterbeziehung trotz Homeoffice

Mitarbeitergespräche nicht nur im Betrieb führen

Durch eine Verlagerung ins Homeoffice werden praktisch alle informellen Mitarbeitergespräche erst einmal ausgeschlossen. Wenn diese nicht im Rahmen von Livebesprechungen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden können, sollten eine Routine bei dyadischen Videokonferenzen eingeführt werden.

Ohne persönlichen Kontakt geht das Gefühl über den Zustand des einzelnen Mitarbeiters verloren. Ist er/sie überlastet, unzufrieden, demotiviert? Dieser IST-Zustand sollte bewusst und persönlich abgefragt werden um überraschende Reaktionen, im schlechtesten Fall die Kündigung, zu vermeiden.

Bindung an das Unternehmen hoch halten

Wohlgefühl in Verbindung mit dem Unternehmen wird heute z.B. durch Bereitstellung von Kaffeeecken mit frischem Obst etc. hergestellt. Das stärkt die Beziehung und damit die Loyalität zum Unternehmen. Ersetzt werden könnte dies z.B. durch gelegentliches Zusenden von Müsliriegeln oder Obst durch einen Lieferdienst.

Weitere Tipps und Anregungen, wie die Nachteile des Homeoffice bestmöglich aufgefangen werden können, erhalten Sie in einem unternehmensspezifischen Seminar. www.machtwissen.net/seminare/homeoffice/

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Klaus Starch

Klaus Starch, gelernter Volljurist. Nach 20jähriger Tätigkeit im Management internationaler z.T. börsenotierter Unternehmen als CRO; CFO und CEO, zog er den Lehrstuhl dem Chefsessel vor. Seit 2014 lehrt er am Department Psychologie der LMU (Ludwig Maximilian Universität München) und VIU (Venice International University) „Coaching in komplexen Systemen“ und „Krisenintervention“ und engagiert sich in der Mobbingforschung. Vorträge im In- und Ausland führten ihn durch Europa bis nach Südamerika.